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Executive Assistant / Adjoint exécutif ou adjointe exécutive
Summary
Title:Executive Assistant / Adjoint exécutif ou adjointe exécutive
ID:1004
Location:St. Catharines, Ontario, Canada
Department:People, Finance, and Administration
Description

Reporting to: Chief Executive Officer (CEO)
Application Deadline: January 14, 2021
Anticipated Start Date: January 25, 2021
Contract End Date:  October 1, 2022

Working a Games, say those who’ve done it, is one of the most rewarding, chaotic, exhilarating, exhausting, challenging, euphoric times of their careers. A role with Niagara 2022 Canada Summer Games is destined to provide all of that, and likely much more. For more specifics of this role, please read on.

 

Overview of the Position

As a key member of the Niagara 2022 Canada Summer Games team, the Executive Assistant is responsible for providing senior level administrative support to the Board, CEO and Director, People, Finance & Administration. In addition, the Assistant acts as an ambassador to the Games team by welcoming and directing onsite guests, and maintains common spaces within the workplace and office supply inventories.


Key Responsibilities

This role will be responsible for, but not limited to:

  • Providing confidential administrative support to the Board of Directors, CEO, and Director, People, Finance & Administration by maintaining calendars, arranging conference calls and meetings, and developing and distributing agendas and meeting packages

  • Attending all Board and Committee meetings; preparing written minutes for review and approval by the Board; keeping track of action items and discussions that require follow-up

  • Coordinating Board functions including but not limited to, Board member on-boarding, evaluation processes, maintenance of governing documents, policies and procedures 

  • Researching, composing and editing a variety of organizational documents and communications

  • Providing support to financial administrative processes, report preparation, records filing, etc.

  • Greeting and directing onsite guests, responding to public inquiries over the phone and via email

  • Being the primary point person for building maintenance, mail, couriers, supplies, and invoices

  • Maintaining common spaces including office supplies, tidiness, equipment, etc.

  • Being a fully engaged team member with a goal of positive and healthy relationships in the workplace

  • Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the Niagara 2022 Canada Summer Games

  • Other duties as reasonably required. Due to the nature of our organization, and especially during the time leading up to, and during the actual Games, all staff will be required to act in capacities beyond their formal job description. These will always be reasonable, however, the expectation is that staff will step up in ways that may not normally be expected of them. 


Qualifications

  • Diploma in office administration or a related field of study

  • Two (2) years of experience working in an administrative role with emphasis on supporting senior level staff and/or Board members

  • Strong planning, coordination, administrative and organizational skills

  • Sound judgment; ability to manage confidential and sensitive information

  • Exceptional proficiency with Google’s G Suite programs (e.g. Gmail, Docs, Slides, Calendar, etc.) or equivalent MS Office software

  • Strong skills in analyzing, organizing, and communication (oral and written)

  • Demonstrated ability to set priorities and manage multiple projects

  • Strong ability to meet tight deadlines and work well under pressure

  • Desire to work in a fast-paced, team environment where duties and reporting levels are shared

  • Ability to work collaboratively with a focus on attention to detail and communication of expectations

  • Energetic self-starter; takes initiative and can work with minimum direction and supervision

  • Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, sports, or multi-sport Games environment is an asset

  • Demonstrated ability to work in a highly dynamic and deeply collaborative environment, moving seamlessly between many simultaneous and concurrent tasks, operations, and requests

  • Flexible and strong team orientation and management style, i.e., a highly developed ‘collaboration gene’

  • A creative, innovative bent, with an innate ability to see the glass as perpetually half-full, always looking for the opportunity behind the challenge

Other

  • Knowledge of finance procedures including use of SAGE is an asset

  • Bilingualism (English and French) is an asset

  • Flexibility to work some evenings, weekends and holidays

  • Must be legally entitled to work in Canada

  • Valid Ontario drivers license

  • May be subject to a criminal record check and/or other background checks

  • Working conditions: sitting, using a computer, and repetitive motions over extended periods of time

  • Physical demands may include: lifting up to 30 lbs, working outdoors

 

Niagara 2022 Canada Summer Games

At the peak of Niagara’s boldest summer yet, more than 5,000 young athletes and their coaches will gather to compete for the podium in Canada’s largest multi-sport event. On its road to glory, this shining generation of hopefuls will leave its mark on our community and on the country – transforming, inspiring, and unifying us all through the power of sport.

As ambassadors of Niagara’s unrivaled warmth and compassion, thousands of volunteers will play host to the nation. The Niagara 2022 Canada Summer Games will celebrate the wonder of sport alongside arts and culture. The Games will honour our indigenous communities, and showcase a remarkable heritage of hard work and innovation in one of the world’s most awe-inspiring destinations.

With world-renowned hospitality, the people of Niagara will welcome visitors from across the country. Spirited events, spectacular entertainment, and the theatre of elite competition will spark new energy in the region as our streets, skies, and waterways shimmer with ceremony and celebration that is befitting of Canada’s best young athletes.

From August 6th to 21st, 2022, Niagara will surge stronger than ever on the national stage. The Games will give rise to a new legacy of ambition, confidence, and compassion that will inspire generations to come.

 

Applying for this Position

The 2022 Canada Summer Games Host Society is committed to building a skilled, diverse team reflective of Canadian society. As a result, we promote employment equity and encourage applications from women, Indigenous peoples, persons with a disability or members of a visible minority group and regardless of sexual identity, gender identification or gender expression. 

The 2022 Canada Summer Games Host Society is an equal opportunity employer. In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA), individuals requiring accommodation during the application/recruitment process should advise Human Resources so arrangements can be made. All personal information is collected under the authority of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.

We thank all who apply, however, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. Please submit your application via the recruitment portal only. No phone calls or emails please. For more information about the Niagara 2022 Canada Summer Games, please refer to our website: https://niagara2022games.ca/.

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Supérieur hiérarchique : directeur général (DG)
Date limite pour postuler : le 14 janvier 2021
Date de début du contrat :   le 25 janvier 2021
Date de fin du contrat :  le 1er octobre 2022


Ceux et celles qui ont travaillé aux Jeux affirment que c’est l’expérience la plus gratifiante, chaotique, exaltante, épuisante, stimulante et euphorique de leur carrière. Un emploi à Niagara 2022, c’est tout ça et bien plus encore! Pour connaître tous les détails concernant ce poste et le processus pour poser votre candidature, nous vous invitons à poursuivre votre lecture.

Aperçu du poste

En tant que membre clé de l’équipe des Jeux d’été du Canada Niagara 2022, l’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive est responsable de fournir un soutien administratif de niveau supérieur au Conseil d’administration, au directeur général et à la directrice des effectifs, de la finance et de l’administration. De plus, le titulaire du poste agit en tant qu’ambassadeur de l’équipe des Jeux en accueillant les visiteurs au bureau, s’occupe des espaces communs et assure l’approvisionnement en fournitures de bureau. 

 

Responsabilités clés

Ce poste englobe les responsabilités suivantes (sans s’y limiter) :

  • Fournir un soutien administratif confidentiel aux membres du Conseil d’administration, au directeur général, et à la directrice des effectifs, de la finance et de l’administration, par l’entretien des calendriers, l’organisation des conférences téléphoniques et des réunions, et la mise au point et la distribution des ordres du jour et des dossiers de réunions.

  • Participer à toutes les réunions du Conseil et des comités; rédiger les comptes-rendus qui seront passés en revue et approuvés par le Conseil; surveiller les mesures de suivi et le suivi de discussions en cours.  

  • Coordonner les fonctions du Conseil, y compris le programme d’accueil et d’intégration pour les nouveaux membres, les processus d’évaluation, et l’entretien des documents directeurs et des politiques et procédures. 

  • Rechercher, préparer et réviser divers documents se rapportant à l’organisme et aux communications.

  • Apporter son appui aux processus administratifs, à la préparation de rapports, au dépôt des dossiers, etc. 

  • Accueillir et orienter les visiteurs au bureau, répondre aux demandes de renseignements du public par téléphone ou par courriel.

  • Agir en tant que personne-ressource principale pour toute question concernant l’entretien de l’immeuble, la poste, les services de messagerie, les fournitures de bureau et les factures.

  • S’occuper des espaces communs, de l’approvisionnement des fournitures de bureau, de la propreté, de l’équipement, etc.

  • S’investir dans le travail d’équipe et être membre engagé de celle-ci dans le but de tenir des relations de travail positives.

  • Exercer ses fonctions conformément à la mission, à la vision et aux valeurs des Jeux d’été du Canada Niagara 2022.

  • Prendre en charge d’autres tâches, raisonnablement requises, selon les besoins. La nature de notre organisation et de l’événement, surtout avant et pendant la tenue des Jeux, exige l’accomplissement de tâches au-delà de celles décrites dans l’affichage du poste. Les demandes seront raisonnables, mais nous nous attendons à ce que le personnel redouble d’efforts pour suffire à ces demandes.

 

Qualifications

  • Diplôme en services administratifs ou dans un autre domaine connexe.

  • Deux (2) ans d’expérience dans un rôle administratif qui appuyait principalement des cadres supérieurs ou des membres d’un Conseil d’administration. 

  • Aptitudes supérieures en planification, en coordination et en administration.

  • Bon jugement; capable de gérer des informations confidentielles et sensibles.

  • Expérience avec G Suite de Google (Gmail, docs, diapositives, calendrier, etc.) est un atout.

  • Solides compétences en analyse, en organisation et en communication (à l’oral et à l’écrit).

  • Capacité avérée à établir des priorités et à gérer de multiples projets.

  • Aptitude exceptionnelle à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.

  • Désir de travailler dans un milieu dynamique, en équipe, dans un environnement où les tâches et les niveaux hiérarchiques sont partagés.

  • Habileté à travailler en collaboration; concentration sur les détails et communication des attentes.

  • Esprit d’initiative; capable de travailler avec peu de direction ou de supervision.

  • Connaissance et expérience de travail au sein d’organismes à but non lucratif, d’agences événementielles, d’organismes sportifs ou d’organisations de jeux multisports sont des atouts.

  • Capacité avérée à travailler dans un environnement hautement dynamique et collaboratif, en jonglant avec différentes tâches, activités et demandes simultanées et concurrentes.

  • Style d’encadrement et de gestion flexible et rigoureux; sens de la collaboration très développé.

  • Esprit créatif; fait preuve d’idées novatrices et d’optimisme et est toujours à la recherche de possibilités devant les difficultés.


Autres

  • La connaissance de procédures financières, y compris l’utilisation du programme SAGE, est un atout.

  • Le bilinguisme (français/anglais) est un atout.

  • La flexibilité; ce poste peut être appelé à travailler en soirée, les fins de semaine et les jours fériés.

  • Doit être légalement autorisé à travailler au Canada.

  • Peut faire l’objet d’une vérification de dossier judiciaire et d’autres vérifications des antécédents.

  • Doit être titulaire d’un permis de conduire valide de l’Ontario.

  • Les conditions de travail : être assis, utiliser un ordinateur, effectuer des mouvements répétitifs pendant de longues périodes.

  • Peut être demandé d’effectuer les tâches physiques suivantes : soulever jusqu’à 30 lb (environ 13,5 kg), travailler à l’extérieur.

 

Jeux d’été du Canada Niagara 2022

La saison estivale 2022 s’annonce des plus prometteuses dans la région de Niagara. Au plus fort de l’été, plus de 5 000 athlètes et entraîneurs se livreront une chaude lutte pour atteindre le podium lors du plus important événement multisport du Canada. En route vers la gloire, cette génération brillante d’espoir laissera sa marque sur notre communauté et sur le pays grâce au pouvoir transformateur, inspirateur et rassembleur du sport.

En tant qu’ambassadeurs de la bienveillance et de l’hospitalité inégalée de la région de Niagara, des milliers de bénévoles seront les hôtes de la nation. Les Jeux d’été du Canada Niagara 2022 célébreront les merveilles du sport aux côtés des arts et de la culture. Les Jeux rendront hommage à nos communautés autochtones et mettront en valeur un héritage remarquable de travail acharné et d’innovation dans l’une des destinations les plus impressionnantes au monde.

La renommée mondiale de l’hospitalité de la région n’est plus à faire, et la population de Niagara accueillera chaleureusement des visiteurs de partout au pays. Des événements animés, des divertissements spectaculaires et le théâtre de compétitions d’élites susciteront une nouvelle énergie dans la région alors que nos rues, nos ciels et nos voies navigables scintilleront de cérémonies et de célébrations dignes des meilleurs jeunes athlètes canadiens.

Du 6 au 21 août 2022, la présence de la région de Niagara sera plus forte que jamais sur la scène nationale. Les Jeux créeront un nouvel héritage d’ambition, de confiance et de compassion qui inspirera les générations à venir.


Poser une candidature à ce poste

Nous tenons à souligner que la Société hôtesse des Jeux d’été du Canada 2022 entend former une équipe compétente et diversifiée, à l’image de la société canadienne. Par conséquent, nous souscrivons au principe d’équité en matière d’emploi et nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes ayant un handicap et les membres des minorités visibles à soumettre leur candidature, peu importe leur identité sexuelle ou leur identité ou expression de genre.

La Société hôtesse des Jeux d’été du Canada est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi. Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), les personnes nécessitant des mesures d’adaptation pour le recrutement ou pour faire demande au poste devraient en aviser les Ressources humaines pour que les dispositions soient prises. Tous les renseignements personnels sont conservés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Nous remercions toutes les personnes présentant leur candidature; toutefois nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues. Veuillez soumettre votre candidature via le portail de recrutement seulement, et ne pas communiquer par téléphone ou par courriel. Pour vous renseigner davantage sur les Jeux d’été du Canada Niagara 2022, visitez notre site web: https://niagara2022games.ca/fr/.

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